Giao tiếp với đội ngũ là quá trình nhà lãnh đạo truyền tải thông tin, chỉ huy và đào tạo cho các nhân viên cấp dưới. Tìm hiểu ngay 9 kỹ năng để phát triển khả năng giao tiếp hiệu quả cho các nhà quản trị dưới đây:
I. Tại sao nhà quản lý cần rèn luyện khả năng giao tiếp?
Khả năng giao tiếp của nhà quản trị không chỉ đóng vai trò truyền đạt thông tin, dẫn dắt đội ngũ mà còn là một vũ khí để mở rộng mối quan hệ. Những điều này đều có lợi ích rất lớn cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Báo cáo của Economist Intelligence Unit đã chỉ ra: người đứng đầu giao tiếp kém sẽ tác động tiêu cực đến tình hình kinh doanh của cả tổ chức.
- 44% số người tham gia khảo sát chỉ ra việc truyền đạt thông tin sai lệch gây ra việc lỡ dở dự án hoặc dẫn đến kết quả không như mục tiêu ban đầu đề ra.
- 18% trong đó chỉ ra rằng việc thông tin được truyền đạt không đúng dẫn đến việc thua lỗ của tổ chức. (mức độ có thể lên đến 999.999 $)
Có thể thấy, việc rèn luyện khả năng giao tiếp là vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị. Để rèn luyện khả năng giao tiếp hiệu quả cần nhiều thời gian và áp dụng nhiều kỹ năng. Chúng tôi đưa ra 9 kỹ năng dưới đây giúp bạn có thể rèn luyện khả năng giao tiếp với đội ngũ của bạn từng ngày.
II. 9 Kỹ năng giúp rèn luyện khả năng giao tiếp hiệu quả
1. Rèn luyện kỹ năng lắng nghe
Để có một khả năng giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý cần phải biết lắng nghe. Đây là quá trình tập trung thu thập và tiếp nhận thông tin từ người nói. Khi rèn luyện được kỹ năng lắng nghe, nhà lãnh đạo có thể:
- Điều chỉnh những phong cách giao tiếp phù hợp để các cá nhân trong tổ chức có thể dễ dàng tiếp nhận và hiểu thông tin.
- Tích cực lắng nghe sẽ gia tăng khả năng chia sẻ kiến thức. Các nhà quản trị sẽ cởi mở hơn khi trò chuyện với cấp dưới của mình. Vì họ tin rằng bản thân cũng đang được lắng nghe và đánh giá cao.
2. Gia tăng sự đồng cảm
Khả năng giao tiếp hiệu quả được thể hiện rất nhiều ở sự đồng cảm. Đồng cảm là khi nhà quản lý đặt mình vào vị trí của nhân viên, hiểu được điều họ muốn, cảm xúc và suy nghĩ của họ. Từ đó, bạn sẽ đưa ra được phương án giao tiếp phù hợp nhất với cấp dưới của mình.
Hãy phân biệt rõ giữa sự đồng cảm và thông cảm. Thông cảm là việc bạn hiểu cho những hành động của một người mà chưa thực sự hiểu hết cảm xúc và suy nghĩ của họ.
Việc có được sự đồng cảm với nhân viên của mình, nhà quản lý sẽ gia tăng được khả năng kết nối với họ. Điều này cải thiện được mối quan hệ nói chung và gia tăng khả năng giao tiếp khi sự đồng điệu giữa cả hai đã gia tăng.
3. Kiểm soát cảm xúc cá nhân
Khi kinh doanh cần hạn chế yếu tố cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến mức tối đa, trong giao tiếp cũng vậy. Là một nhà lãnh đạo, nếu bạn không điều chỉnh được cảm xúc của mình thì rất khó có thể truyền đạt thông tin đến cấp dưới hiệu quả được.
Khả năng giao tiếp của bạn sẽ được nâng cao khi bạn điều chỉnh được cảm xúc, thấu hiểu và lắng nghe. Từ đó, bạn có thể đưa ra chính xác thông tin, mục tiêu mà mình muốn truyền tải.
4. Điều chỉnh ngôn ngữ hình thể phù hợp
Giao tiếp không chỉ thể hiện bằng ngôn từ khi nói mà còn thể hiện thông qua ngôn ngữ của cơ thể. Ngôn ngữ hình thể được thể hiện qua ánh mắt, sự di chuyển của tay, chân hay nụ cười sẽ xây dựng được sự tập trung, cuốn hút cho người nghe. Ngoài ra, việc này cũng giúp duy trì cuộc trò chuyện vô cùng hiệu quả.
Ngoài ra, việc kết hợp ngôn ngữ hình thể sẽ giúp nhất quán lập luận, câu từ trong giao tiếp của bạn. Đây là 1 cách cải thiện khả năng giao tiếp vô cùng hiệu quả.
5. Xây dựng tính minh bạch và nhất quán
Là một người đứng đầu, bạn cần phải đảm bảo sự minh bạch và nhất quán trong từng câu chữ khi nói ra. Hãy nói chuyện với nhân viên một cách cởi mở về mục tiêu của tổ chức, thể hiện được tính minh bạch và xây dựng lòng tin với nhân viên của mình.
6. Mang lại giá trị khi giao tiếp
Giá trị nhận được sau khi giao tiếp là gì? Rất nhiều người đã tự hỏi câu hỏi này khi kết thúc một cuộc trò chuyện, nhân viên của bạn cũng vậy. Một người giao tiếp tốt cần giải quyết được câu hỏi “tại sao” và “như thế nào” trong cuộc trò chuyện.
Để làm được điều này, bạn cần có kiến thức chuyên môn chắc chắn, sự hiểu biết sâu rộng trong lĩnh vực của mình. Khi đó, khả năng giao tiếp của bạn sẽ được cải thiện.
7. Rõ ràng với từng mục tiêu
Nếu là một nhà lãnh đạo thực thụ, bạn cần trao đổi rõ ràng với các thành viên trong nhóm, tổ chức về mục tiêu đề ra. Sự rõ ràng chính là một yếu tố gia tăng khả năng giao tiếp hiệu quả.
Hãy lập kế hoạch về những mục tiêu một cách cụ thể nhất, sau đó bạn có thể dễ dàng cung cấp thông tin, mục tiêu theo từng hạng mục cho nhân viên cấp dưới của mình. Nếu họ chưa thực sự hiểu rõ về mục tiêu, hãy đưa ra đề xuất đặt câu hỏi cho nhóm của mình.
8. Xây dựng kỹ năng thuyết trình
Kỹ năng thuyết trình chính là một yếu tố thúc đẩy cho việc giao tiếp. Khi bạn có thể thuyết trình một cách rõ ràng, mạch lạc bạn sẽ rèn luyện được khả năng giao tiếp như vậy.
Thuyết trình cần cung cấp đầy đủ những thông tin được sắp xếp một cách chặt chẽ và logic kết hợp với ngôn ngữ hình thể một cách tự tin và uyển chuyển. Đó đều là những yếu tố có thể rèn luyện khả năng giao tiếp hiệu quả.
9. Tiếp nhận thông tin và phản hồi
Tiếp nhận thông tin từ nhân viên và thay đổi là một cách xây dựng niềm tin với nhân viên của bạn. Khi có được niềm tin, đồng nghĩa lời nói của người lãnh đạo sẽ có trọng lượng hơn, việc giao tiếp và trao đổi với nhân viên cũng sẽ dễ dàng hơn. Nhà lãnh đạo hãy phản hồi những ý kiến của cấp dưới để đội nhóm của mình có thể thực thi và họa động một cách tốt nhất.
III. Tạm kết
Việc củng cố và gia tăng khả năng giao tiếp hiệu quả cho nhà lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Điều này giúp các nhà quản trị xây dựng được đội ngũ vững mạnh hướng đến mục tiêu phát triển của công ty trong dài hạn. Đây chính là một yếu tố thể hiện năng lực lãnh đạo của người đứng đầu.
Để đánh giá năng lực lãnh đạo, bạn có thể tham khảo bài Test do FLI (Frontier Leader Institute) Việt Nam xây dựng dựa trên những nghiên cứu về hành vi, tính cách, ứng xử,…của các nhà lãnh đạo tiêu biểu. Từ đó, xác định được khả năng lãnh đạo của mình và phong cách lãnh đạo phù hợp với môi trường doanh nghiệp.
Thông tin bài test sẽ được cập nhật tại: https://flivietnam.com/
>> Đọc thêm:
Trở thành nhà lãnh đạo giỏi với 10 kỹ năng quản lý con người
4 bước phát triển chiến lược nhân sự làm nòng cốt cho chiến lược kinh doanh
CÔNG TY TNHH HỌC VIỆN LÃNH ĐẠO TIÊN PHONG
- Website: https://flivietnam.com/
- Hotline: 0976.256.997
- Trụ sở: Tầng 7, số 20, đường Nguyễn Thị Minh Khai, Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
- Chi nhánh: Số 4, đường Tôn Thất Thuyết, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
