Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng đối với bất cứ ai, đặc biệt là với nhà quản lý. Đây là phương pháp quản lý thời gian theo tính chất công việc hiệu quả được nhiều nhà quản lý sử dụng. Cùng FLI Việt Nam tìm hiểu cách sử dụng ma trận Eisenhower trong bài viết dưới đây.
Ma trận Eisenhower – giải pháp hữu ích khi cần đưa ra quyết định hành động
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Phương pháp này giúp bạn đánh giá được các nhiệm vụ ưu tiên, sau đó tập trung vào những công việc quan trọng hơn là những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng.
Phương pháp này được sáng tạo bởi tổng thống Hoa Kỳ thứ 34: Dwight D. Eisenhower. Điều này cũng lý giải cho cái tên của phương pháp quản lý thời gian này. Dựa trên 2 đặc tính: quan trọng và khẩn cấp, ma trận Eisenhower trở thành một công cụ hiệu quả tăng năng suất công việc, loại bỏ những hoạt động lãng phí thời gian.
Phân biệt giữa công việc khẩn cấp và quan trọng
Công việc khẩn cấp
Đây là các công việc này yêu cầu bạn phải chú ý ngay lập tức. Một việc khẩn cấp tức là một việc bạn cần làm ngay lập tức, nếu không hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định sẽ gây ra những hậu quả xấu. Đây là những công việc không thể tránh khỏi, nếu trì hoãn càng lâu thì hậu quả sẽ càng lớn.
Ví dụ: Xử lý một yêu cầu khẩn cấp của khách hàng
-> Cuộc họp với đối tác để xử lý một vấn đề xấu phát sinh
Công việc quan trọng
Những công việc này được làm để hướng tới một mục tiêu dài hạn, có thể không cần hoàn thiện ngay lập tức, nhưng cần phải để tâm và hoàn thiện đúng hạn đề ra. Bạn cần có một kế hoạch chu đáo cho những công việc này để có thể sử dụng nguồn lực của mình một cách hiệu quả.
Ví dụ: Lập kế hoạch cho một dự án dài hạn
-> Kế hoạch phát triển khách hàng trong quý tiếp theo
Ứng dụng ma trận Eisenhower tăng hiệu quả công việc
Để áp dụng ma trận Eisenhower vô cùng đơn giản. Hãy làm một bảng liệt kê các công việc bạn cần làm, mọi công việc từ quan trọng đến không quan trọng. Sau đó sắp xếp các công việc theo tầm quan trọng và tính khẩn cấp. Với 2 đặc tính khi lắp ghép ta có thể chia ra làm 4 cấp độ công việc:
- Quan trọng, khẩn cấp: Công việc này cần làm ngay lập tức
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Công việc này có thể lên kế hoạch để làm sau
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Bàn giao công việc cho người có khả năng và trách nhiệm
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ công việc này ra khỏi list công việc bạn phải làm ngay
4 cấp độ quan trọng của ma trận Eisenhower
Cấp độ 1: Quan trọng khẩn cấp
Công việc thuộc góc phần tư thứ nhất của ma trận quản lý công việc Eisenhower, Ở cấp độ này, công việc cần được ưu tiên số 1, cần làm ngay. Gồm 3 loại công việc:
- Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, họp khẩn, công việc quan trọng cần gấp,..
- Được dự tính từ trước: cuộc họp với đối tác, họp định kỳ,…
- Trì hoãn tới hạn chót: báo cáo, kiểm tra,…đây là loại hoàn toàn có thể loại bỏ nếu chúng ta sắp xếp chúng vào dạng công việc quan trọng, không khẩn cấp từ trước đó.
Cấp độ 2: Quan trọng, không khẩn cấp
Công việc thuộc ô phần tư thứ hai của ma trận. Tuy không cần hoàn thiện ngay lập tức, nhưng khi tập trung vào ô này, bạn sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn. Ngay sau khi hoàn thiện công việc cấp độ 1, hãy chuyển sang cấp độ này ngay. Bạn nên để những công việc tại đây như một thói quen thường ngày.
Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này thường không quan trọng nhưng chúng lại xuất hiện rất đột ngột và gấp gáp khiến cho bạn khó có thể kiểm soát. Bạn nên ưu triển những công việc ở 2 cấp độ trên trước, hãy từ chối hoặc giao việc lại cho những người có thể hoàn thiện chúng nhanh chóng.
Cấp độ 4: Không quan trọng không khẩn cấp
Bạn nên cắt giảm tối đa những công việc tại ô này, chỉ nên dành tối đa 5% thời gian làm những việc không quan trọng không khẩn cấp. Bởi đây hầu hết là những công việc tốn thời gian mà không đem lại kết quả.
Tạm kết
Trên đây phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower vô cùng hiệu quả, đặc biệt đối với các cấp quản lý, lãnh đạo. Hãy phân chia các công việc rõ ràng trên ma trận Eisenhower để xác định được những công việc đem lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp, tổ chức hay thậm chí là cá nhân bạn.
>> Đọc thêm:
- 5 Kỹ năng quản lý chương trình cho lãnh đạo trong thời đại 4.0
- Khám phá cách đo lường năng lực kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả nhất
- Hiểu rõ năng lực và tự đánh thức năng lực bản thân trong bối cảnh kinh doanh mới
Giới thiệu phương pháp đo lường và Khám phá năng lực quản trị doanh nghiệp
Frontier Leader Institute Việt Nam (FLI Việt Nam) giới thiệu giải pháp Đo lường và Khám phá năng lực quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp. Trải nghiệm ngay những tính năng nổi bật sau:
*KHÁM PHÁ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO
- Khám phá từ danh sách chọn lọc các năng lực lãnh đạo được cập nhật hàng quý theo xu hướng quản trị của Châu Á và Thế giới (VD: Trao quyền, Thúc đẩy tạo động lực, Tư duy tăng trưởng, …).
- Trả lời dựa trên những tình huống kinh doanh thực tiễn, từ đó rèn luyện, thử thách khả năng xử lý tình huống bằng năng lực cụ thể.
- Lượng hóa, cụ thể hóa phong cách lãnh đạo của bản thân và không tập trung vào điểm số.
*ĐƯA RA NHẬN XÉT NĂNG LỰC TỔNG THỂ
- Kết quả là phong cách quản trị, định hướng cho tổ chức của mỗi người lãnh đạo trên từng bộ năng lực.
- Đưa ra và so sánh với tiêu chuẩn năng lực ngành, vùng, quốc gia, quốc tế.
- Gợi ý định hướng đào tạo và phát triển năng lực phù hợp bối cảnh doanh nghiệp.
*KẾT NỐI VỚI CHUYÊN GIA PHÙ HỢP
- Đội ngũ 50+ chuyên gia tư vấn, huấn luyện chiến lược và quản trị thực chiến đầu ngành trên 20 năm kinh nghiệm tại thị trường quốc tế và Việt Nam.
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo để tìm kiếm, kết nối (matching) với chuyên gia phù hợp với DNA doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm thông tin bài test tại: Frontier Leader Institute Việt Nam
Để biết thêm thông tin chi tiết về bài test, vui lòng truy cập:
CÔNG TY TNHH HỌC VIỆN LÃNH ĐẠO TIÊN PHONG
- Website: https://flivietnam.com/
- Hotline: 0976.256.997
- Trụ sở: Tầng 7, số 20, đường Nguyễn Thị Minh Khai, Đa Kao, Quận 1, Hồ Chí Minh
- Chi nhánh: Số 4, đường Tôn Thất Thuyết, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
